Como calcular o retorno de um projeto de IA antes de aprovar

Todo mundo quer aprovar projeto de IA com base em retorno. Quase ninguém faz a conta, porque parece que precisa de planilha complicada.

Não precisa. Cabe numa folha e em quinze minutos.

Os quatro números

1. Quanto essa tarefa consome hoje.

Quantas pessoas, quantas vezes por semana, quanto tempo por vez. Multiplica. Chega num total de horas por mês.

Esse número tem que vir de pergunta, não de estimativa sua. Quem faz a tarefa sabe; quem gerencia costuma subestimar.

2. Quanto a IA elimina de verdade.

Aqui mora o erro que derruba a credibilidade do projeto: assumir que elimina tudo.

Não elimina. Sobra revisão, sobra caso estranho, sobra o que a ferramenta erra. Para tarefa de texto repetitivo, uma faixa entre 30% e 60% é defensável. Acima disso, você vai ter que explicar por que não aconteceu.

Melhor ainda que estimar: testa uma semana e mede. É o que sustenta a conta em vez de enfeitar.

3. Quanto custa colocar de pé.

Ferramenta, tempo de configuração, tempo de treinar quem vai usar, e o tempo do seu time envolvido. Tempo interno é custo, mesmo que não saia da conta bancária.

4. Quanto custa manter por ano.

A linha que quase todo mundo esquece: assinatura, consumo por uso, ajuste quando o processo mudar, suporte a quem usa.

Em projeto que envolve IA por chamada, atenção especial: esse custo cresce com o uso, não com o tempo. Quanto mais der certo, mais custa.

A conta

Horas economizadas por mês, vezes doze, vezes o custo da hora daquela pessoa. Isso é o benefício anual.

Custo de implantar mais custo de manter por um ano. Isso é o custo anual.

Se o benefício for pelo menos o dobro do custo, é projeto fácil. Entre uma e duas vezes, é decisão de prioridade. Abaixo de um, não faz.

O erro que invalida tudo

Tempo economizado não é dinheiro economizado.

Se a pessoa economiza dez horas por mês e continua na empresa fazendo outras coisas, você não economizou salário. Economizou capacidade.

Capacidade só vira dinheiro de dois jeitos: aquele tempo produz algo que gera receita, ou evita uma contratação que ia acontecer.

Se nenhum dos dois se aplica, seja honesto na apresentação: o ganho é qualidade de vida e capacidade, não caixa. Vender como caixa é o que faz o projeto ser cobrado por um resultado que ele nunca ia entregar.

O que o exercício revela

Na maioria das vezes, o valor não está no número final.

Está em descobrir que você não sabe quanto tempo a tarefa consome. Que ninguém mediu. Que a estimativa de ganho é chute.

Isso é achado, não fracasso. Significa que o próximo passo não é aprovar, é medir uma semana. Vinte minutos de medição valem mais que qualquer estimativa bem apresentada, e é assim que o primeiro passo deveria começar.

A pergunta final

Antes de aprovar, uma pergunta:

Se daqui a um ano esse projeto não tiver entregado o prometido, como vamos saber?

Se não houver resposta, o projeto não tem critério. E projeto sem critério não é aprovado com base em retorno. É aprovado com base em vontade, o que é diferente e mais caro.

A decisão é sua.